أنظمة المحاسبة المحوسبة/ الاستاذ:علاء المطارنة 0795026188

تلخيص مادة (المحاسبة المحو سبه)

أولا: فتح حسابات جديدة الموسسات التجارية

*هنالك مجموعه من العمليات التي تقوم بها المؤسسات التجارية ولا تقوم بها المؤسسات الخدمية ,وهي:

1)المشتريات : تقوم المؤسسة بشراء بضاعة بعدة طرق:

أ-مشتريات نقدية (صندوق).

ب-مشتريات بشيك(بنك).

ج- مشتريات ذمم

*الحسابات المتعلقة بالمشتريات :

أ- مردودات المشتريات ومسموحاتها. ه- مصاريف نقل المشتريات

ب- خصم المشتريات . ز- جمرك على المشتريات

ج- مصاريف المشتريات.

2)المبيعات: تقوم المؤسسة التجارية ببيع البضاعة بعدة طرق:

أ- مبيعات نقدية (صندوق).

ب-مبيعات بشيك (بنك).

ج مبيعات ذمم .

*الحسابات المتعلقة بالمبيعات:

أ- مردودات المبيعات ومسموحاتها.

ب- خصم المبيعات .

* مقارنة بين المؤسسات التجارية والمؤسسات الخدمية:

*الترحيل : هو نقل طرفي القيد المحاسبي (المدين ,والدائن) من دفتر أليوميه

ألعامه لكل حساب إلى صفحته المخصصة في دفتر الأستاذ.

ألأستاذ : علاء المطارنة

0795026188

*الحسابات الموقنة التي تقفل فهي :

1) المصاريف (مدين)------- تقفل في ح/ ملخص الدخل.

أ-المشتريات . د- مردودات المبيعات ومسموحاتها.

ب-مصاريف المشتريات. ه-خصم المبيعات.

ج- بضاعة أول المدة. و- المصاريف الأخرى(مصاريف

الفواتير المدينة ,وخسائر بيع الأسهم

وخسائر بيع السيارات.

2) الإيرادات(دائن)--------- تقفل في ح/ ملخص الدخل.

أ-المبيعات. ج- خصم المشتريات.

ب-مردودات المشتريات ومسموحاتها. د-الإيرادات الأخرى.

3)المسحوبات الشخصية(مدين) -------- تقفل في ح/رأس المال.

(4 بضاعة أخر المدة -------- تقفل في ملخص الدخل (بأقل مبلغ تقدر به)

: التقارير أليوميه وكشوف الحسابات المختلفة.

1)- التقارير اليومية: كشوف تبين الحركات أليوميه التي سجلت لأي حساب أو

مجموعة من الحسابات خلال فترة تاريخيه محددة وحسب المستند المحدد.

· فوائد أعداد التقارير أليوميه:

أ)متابعة الحركات أليوميه.

ب)أمكانية حصر الأخطاء المحاسبية ,من حيث التسجيل ومعالجتها.

ج)إمكانية حذف أي عملية مالية يرغب المحاسب في التراجع عنها.

2)-التقارير الشهرية: كشوف تبين نتيجة ما سجل من عمليات مالية على

أي حساب شهريا.

· فوائد إعداد التقارير الشهرية:

أ‌) تدقيق الحسابات المقبوضة يدويٍٍٍا مع المستندات.

ب‌) تحقيق أهداف ألرقابه المالية على الحسابات.

ج)تحقيق أهداف ألرقابه الاداريه على الحسابات.

د) المساعدة على اتخاذ القرارات الاداريه والمالية.

· أنواع التقارير الشهرية:

1) كشف حساب تفصيلي: يبين تفاصيل ما سجل على الطرف المدين وما سجل

على الطرف الدائن من عمليات ماليه.

- خطوات إعداد كشف حساب تفصيلي:

أ‌) ننقرالمحاسبه العامة , واختيار التقارير من القائمة المنسدلة,ومنه التقارير الشهرية .

ب‌) نقر حساب كشف حساب تفصيلي فتظهر الشاشة ثم تعبئتها.

2)كشف حساب إجمالي :يبين مجموع الطرف المدين للحركات الماليه,ومجموع الطرف الدائن , والرصيد للحساب المحدد.

- خطوات إعداد كشف حساب إجمالي:

أ) نقر المحاسبة ألعامه ,واختيار التقارير من القائمة المنسدلة .

ب)نقر التقارير.

ج)اختيار التقارير الشهرية من ألقائمه المنسدلة ,ثم كشف حساب إجمالي.

د) نقر أوامر ثم رسمت الطباعة للحصول على التقرير الإجمالي.

3)كشف حساب الإيرادات :- يبين مصادر الإيرادات إلي حققتها الموسسة وتقسم:

أ)المبيعات :- لأننا نتعامل مع موسسة تجاريه.

ب) مصادر أخرى لإيرادات غير رئيسية مثل:أرباح بيع سيارات, وبيع الأسهم.

*فوائد كشف الإيرادات :-

أ)يحدد المصدر الرئيس للإيرادات بالنسبة إلى الموسسة.

ب) يساعد على اتخاذ القرارات لإداريه والمالية.

ج)يساعد الموسسة على التخطيط المالي.

4) كشف حساب المصاريف:- يبين أنواع المصاريف التي تصرفها المؤسسة على أنشطتها التجاريه وعملياتها الماليه للحصول على الربح .

واهم هذه المصاريف:

أ)تكلفة البضاعة المبيعة وتمثل(مخزون أول المدة +صافي المشتريات +

مصاريف مشتريات ومخزون أخر المدة) .

ب) المصاريف التشغيلية:- تصرف على عمليات التشغيل والبيع للحصول على الإرباح وتقسم إلى:

- المصاريف الاداريه والعمومية(الرواتب, الإيجار,مصاريف استهلاك) .

-المصاريف البيعة( الدعاية والإعلان ,ونقل المبيعات ,وعمولة وكلاء بيع).

ج) المصاريف الأخرى: وهي لاتخص العمليات التشغيلية للمؤسسة ,وتوثر في

نتائج نشاطها :-( مصاريف الفوائد المدينة ,وخسائر بيع السيارات ,وخسائر الأسهم).

· فوائد كشف المصاريف:-

أ‌) يحدد قيمة كل نوع من أنواع المصاريف لإجمالي المصاريف.

ب‌) يساعد على تحديد نسبة كل مصروف.

ج)يساعد الإدارة على اتخاذ القرارات الماليه الاداريه بالمصاريف.

د)إعطاء الموسسة القدرة على التخطيط المالي.

الأستاذ: علاء المطارنة

0795026188

· تعزى أسباب الانحراف التي تكشف عنها عمليه الرقابة إلى الأمور التالية:

1. أسباب مصدرها المعيار نفسه:

قد يكون المعيار المحدد في الخطة غير ملائم أو غير واقعي بالنسبة للعاملين, أي انه عند وضع الاهداف أو المعايير يجب الأخذ بعين الاعتبار خبرات ومؤهلات العاملين وقدراتهم على انجازها.

2. أسباب مردها إلى العاملين أنفسهم: وذلك بسبب النقص في قدراتهم ومهاراتهم أو أنهم غير مهتمين بالقيام بعملهم على الوجه الصحيح.

علاج الحالة الأولى :(أي وجود نقص في قدرات ومهارات العاملين) هو تدريب هؤلاء العاملين على الطريقة الصحيحة في العمل وتحسين مستواهم وقدراتهم.

علاج الحالة الثانية: إن العلاج يجب أن ينبع من السبب الحقيقي ومعالجته, وأحيانا قد يتطلب الأمر إما لفت انتباه العاملين, أو اتخاذ إجراءات تأديبية صارمة.

3. أسباب مردها إلى ظروف معينه لا علاقة لها بالعاملين أو المعيار:

مثل ظروف الطقس أو اضطرابات سياسية أو ركود اقتصادي, والعلاج في مثل هذه الحالات يجب أن يركز على ازالة تأثير هذه الظروف أو احتوائها أو التكيف معها إذا كان من المتوقع لها أن تدوم طويلا.

إن الاهتمام يجب أن لا يقتصر على علاج الانحراف السالب وإنما يجب البحث عن أسباب الانحراف الموجب ومعرفتها بدقه وعلاجها وذلك للاستفادة منها كدروس لتحسين الأداء مستقبلاً .

· أنواع الرقابة:

يمكن تصنيف أنواع الرقابة إلى أنواع حسب معايير متعددة, وهي:

1) الرقابة حسب الوقت الذي تتم فيه الرقابة:

يوجد ثلاثة أنواع أساسيه من الرقابة حسب هذا المعيار:

أ‌) الرقابة الوقائية: وهي تظهر قبل البدء النشاط للتأكد من صحة سير اتجاه النشاط, وان الكوادر قد تم تخصيصها بشكل مناسب قبل بدء ذلك النشاط لمنع حدوث أخطاء أثناء عملية التنفيذ .

يتطلب هذا النوع من الرقابة التفكير الخلاق وروح المبادرة والتفكير المسبق لحل المشاكل قبل وحدوثها.

ب‌) الرقابة (المتزامنة) المصاحبة: هي الرقابة التي تتم أثناء عملية تنفيذ النشاط ، ويتطلب إحكام العمليات الرقابية على النشاط أثناء عملية تنفيذه للحيلولة دون حدوث انحرافات عما خطط له مسبقاً .

ج) الرقابة العلاجية: هذا النوع من الرقابة يأتي بعد تنفيذ النشاط وإنهاء المهام, لانه يهتم بمعالجه الأخطاء بعد حدوثها. ويركز هذا النوع من الرقابة على النتائج ولا يركز على المدخلات أو النشاطات.

· الرقابة العلاجية لها عده فوائد:

1. تحديد المسؤولية في حدوث الانحرافات.

2. تحديد طبيعة الانحرافات وأسبابها الحقيقية.

3. تحديد سبل العلاج لتلافي حدوث أخطاء في المرات القادمة.

4. تقييم ومكافأة الأداء أحيانا ومساءلة من تسبب في حدوث الانحراف أو الخطأ.

2) الرقابة حسب المصدر أو الجهة التي تقوم بها:

ويمكن تقسيم هذا النوع من الرقابة إلى قسمين, هما:

أ‌) الرقابة الداخلية: تمثل الرقابة الداخلية في قيام المؤسسة بمراقبة عملياتها ونشاطاتها بواسطة أجهزة داخلية (قسم أو ادارة) تخصصها لهذا الغرض. وقد يطلق على هذا الجهاز اسم قسم أو ادارة التدقيق الداخلي.

من ابرز مهمات الرقابة الداخلية هي:

1. الكشف عن مدى استفادة الإدارة من الموارد البشرية والمادية والمالية والمعلوماتية الموضوعة تحت تصرفها.

2. الكشف عن الأخطاء وسوء التصرف وحالات الانحراف والإهمال والإسراف والعمل على إزالتها أو الحد من انتشارها .

3. الكشف عن الاحتياطات غير المستغلة داخل المؤسسة.

4. الكشف عن الصعوبات التي تواجهها المؤسسة في تنفيذها لخططها المختلفة والعمل على تذليلها.

5. المساعدة في الوصول إلى أعلى مستوى من الفعالية الممكنة لنظام الحوافز داخل المؤسسة.

ب‌) الرقابة الخارجية: يقوم بهذا النوع من الرقابة أجهزه من خارج المؤسسة, إذ تمارسها أجهزه أو مؤسسات مختلفة تهدف جميعها إلى التحقق من قيام المؤسسة بواجباتها نحو المجتمع بالشكل الصحيح .

- ينظر إلى الرقابة الخارجية على أنها تعمل مكمل للرقابة الخارجية.

- كما أنها تمارس بواسطة أجهزه أو تنظيمات متخصصة يتولى كل منها رقابه على نوع معين من النشاط الذي تزاوله المؤسسة.

- يتولى مهمة الرقابة الخارجية على أداء المؤسسات الرسمية(الحكومية) في الأردن عدد من الاجهزه , مثل: أجهزه الرقابة التشريعية وأجهزه الرقابة القضائية و وزاره التموين وديوان المحاسبة والبنك المركزي ، وزارة الصناعة والتجارة ، وزارة المالية ، ديوان الخدمة المدنية .

أدوات الرقابة:

إن فاعليه عمليه الرقابة ونجاحها تعتمد على طبيعة الأدوات التي يتم استخدامها.

ويمكن تقسيم أدوات الرقابة في ثلاث مستويات , وهي:

1)الرقابة على مستوى المؤسسة:

تتم الرقابة على مستوى المؤسسة لنحقق من صحة المسيرة الكلية للمؤسسة, ومن تحقيقها للأهداف التنفيذية ومن تحقيقها للنتائج المخططة كلها, وتتم الرقابة على مستوى المؤسسة باستخدام أدوات تقيس الانجاز العام في نهاية الفترات التخطيطية.

· من أهم أدوات الرقابة على مستوى المؤسسة ما يلي:

أولا: الرقابة باستخدام الحسابات الختامية: تتكون الحسابات الختامية من مجموعه قوائم وأدوات محاسبيه, من أهمها:

1. قائمه الدخل : تشير إلى قائمه تبين صافي دخل المؤسسة من نشاطها التشغيلي وغير التشغيلي. وتقدم المؤسسة عاده قائمتين للدخل واحده في بداية العام تسمى بقائمه الدخل التقديرية, وأخرى في نهاية العام وتسمى بقائمة الدخل الحقيقية(الفعلية).

2. الميزانية العمومية:هي عبارة عن كشف يبين ما للمؤسسة من أصول وما عليها من التزامات في نهاية الفتره الماليه, لبيان الموقف المالي لها.

وتنقسم إلى قسمين هما:

1) الموازنة التقديرية: وهي عبارة عن تصور مستقبلي لأصول وخصوم المؤسسة المتوقعة في بداية الفترة المالية.

2) الموازنة الفعلية: وهي عبارة عن قائمه تظهر فيها الارصدة الفعلية لكل من الأصول والخصوم الناتجة عن النشاط الحقيقي للمؤسسة.

ثانيا: الرقابة باستخدام المراجعه الادارية :

وهي عبارة عن قوائم مطوله للغاية تغطي كافه الممارسات المعيارية التي ترغب الإدارة العليا في وجودها في المؤسسة, وذلك في المجالات الانتاجية والتسويقية والتمويلية والموارد البشرية.

وتقوم قوائم المراجعة الادارية بقياس الوضع الراهن والفعلي ( أي الحقيقي ) لتلك الأنظمة والممارسات والنتائج والانجازات , وفي الغالب ما يقوم رجال الإدارة العليا بوضع هذه القوائم, ويكون من نتيجة استخدامها تشخيص مشاكل الأداء, وتحديد نقاط القوه والضعف للمؤسسة .

ثالثا: الرقابة باستخدام نسب الانتاجية :

تشير نسب الإنتاجية إلى مقدار ما تحقق من نتائج باستخدام الموارد المتاحة , وبالتالي فهي تشير إلى وجود بسط ومقام وعاده ما يشير البسط إلى النواتج والأهداف المحققة وقيم الانجاز أما المقام فيشير إلى الموارد التي تم استخدامها لتحقيق النواتج, وهنا يتم التوصل إلى ما يطلق عليه بنسب الإنتاجية.

· واستخدام نسب الانتاجية في حد ذاته لا يقدم شيئا يذكر ما لم تتم مقارنتها بنسب مماثله توفر أساسا للمقارنة وأساس المقارنة يمكن أن يكون كالآتي:

1. مقارنه نسب الانتاجية في فتره (مثل عام) بنسب الانتاجية في فتره أخرى (مثل عام سابق) ونتيجة المقارنة تشير إلى مدى التقدم أو التأخر في نواتج المؤسسة عبر الزمن.

2. مقارنه نسب الانتاجية في إدارة بنسب الإنتاجية في إدارة أخرى مماثله أو مقارنه مصنع من مصانع الشركة بمصنع آخر مماثل, أو في شركه بشركه أخرى مماثله.

3. مقارنه نسب الانتاجيه في المؤسسة بنسب معياريه (أو مثاليه) ترضاها المؤسسة لنفسها فقد ترى المؤسسة أن النسب المثالية لمردودات المبيعات 8% بينما تجد المؤسسة أن النسبة الفعلية قد وصلت إلى 2%.

2)أدوات الرقابة على مستوى الإدارات والأقسام:

تستخدم الإدارات والأقسام أو أيه وحده تنظيميه أخرى مجموعه من الأدوات الرقابية من أهمها:

أ‌. الرقابة على الكميه: وهنا يقوم المسئول بمقارنه الأرقام المطلوب تحقيقها في الخطة, وذلك بأرقام التنفيذ الفعلي ثم يحدد الانحرافات وأسبابها وعلاجها, ويلاحظ أن التركيز ينصب هنا على الكميه( مثل كميه الإنتاج, والمبيعات).

ب‌. الرقابة على الجودة: بجانب الكميات التي ينتجها القسم لابد أن يكون هناك اهتمام منصب على جوده هذه الكميات وهو ما يطلق بالرقابة على الجودة وعاده ما تبدأ الرقابة على الجودة بتحديد معايير الجودة مثل: الحجم ,واللون,والملمس ,والتشطيب ,والأبعاد ,وجوده التعبئة.